Kanban

Empezamos a utilizar Kanban hace ya seis meses y los resultados han sido muy positivos. Es un método que mejora la organización de la Cooperativa y es realmente fácil de aplicar a las necesidades diarias.

El método Kanban, perfeccionado y ampliado por David J. Anderson es una alternativa muy popular para comenzar en la agilidad organizacional. En este artículo se describen sus elementos más importantes y cómo empezar a usarlo

Kanban es una palabra japonesa que viene a significar cartel o panel, elemento clave de este método productivo. El sistema Kanban como tal surgió en Toyota, el fabricante japonés de automóviles, para organizar mejor su producción de vehículos dividiendo el proceso en fases bien delimitadas que se tenían que cubrir correctamente para pasar a la siguiente fase, garantizando así un producto de calidad.

Luego este método ha sido ampliado por David J. Anderson, quien adaptó esta filosofía al desarrollo de software. Quienes estamos en este rubro sabemos que hay muchos puntos en común con el desarrollo industrial. Es decir, diferentes fases, equipos de trabajo y el requisito de que cada pieza del programa a crear funcione correctamente y sea de la mejor calidad posible.

Esta versión moderna fue utilizada por primera vez en Microsoft, y desde entonces se aplicó a cientos de proyectos en todo el mundo ¡Y finalmente nos tocó a nosotros como organización! Por esto te contamos nuestra experiencia.

El método Kanban recomienda usar un panel con tarjetas (que dan nombre al método) que definan cada tarea dividiéndola en columnas que indican cada fase del proyecto.

Lo primero que necesitamos es un sitio físico en donde poder visualizar el trabajo. En nuestro caso utilizamos una pizarra porque es lo más práctico para corregir y para que quede a la vista de todos los socios. Igualmente hay varios programas que recomendamos como Taiga, Wekan, Freedcamp.

Una vez resuelto esto es importante destacar las fases del trabajo pero no hay que limitarnos solamente a una sección de “En progreso” sino también detallar todo lo que nos pueda servir para el desarrollo de nuestro producto o servicio. Identificar las otras fases nos ayuda a entender mejor el proceso y a identificar posibles problemas que surjan en esta fase.

A medida que avanzamos nos surgió la inquietud de quién podría cambiar el ítem de un estado al otro ¿Todos podemos hacerlo? ¿Tenemos que estar presentes? ¿Elegimos a un responsable? Esas respuestas las fuimos respondiendo con la práctica. Para algunos items tenemos un referente, y otros tienen mayor libertad para todos los socios. Es importante determinar quién hace qué para que todos los socios determinen su trabajo y entiendan las reglas o especificaciones de cada caso.

Es importante también identificar cada item y darle prioridad a los que así se determine. Las clases de servicio tienen características explícitas. Normalmente su urgencia se mide por el coste de retraso. Por ejemplo, en el caso de una fecha de entrega que si se retrasa puede costar dinero a la compañía, se utiliza una política distinta de si es una tarea mecánica que aporta poco valor a la organización.

Descubrimos también que hay que limitar el trabajo en curso. Hacer muchas cosas a medias no sirve y la utilización del tablero nos sirve para visualizar si la tarea se ha terminado completamente. Este es uno de los pilares para un proyecto.

Kanban no sólo mejoró la organización sino también el trabajo en equipo. La mejora debe ser acordada en equipo, al igual que la organización de los tableros y las tareas ¡Les recomendamos su utilización!